Construir Relacionamentos Estratégicos com Fornecedores ou Prestadores de Serviços é bem parecido com a construção de um relacionamento entre duas pessoas. Existem etapas naturais no desenvolvimento dessa relação, bem como técnicas de sedução ou persuasão que podemos aplicar durante esse processo visando construir relações duradouras e de sucesso.

Neste artigo vou demonstrar os seis passos para desenvolver relações estratégicas, fazendo um paralelo com o processo de relações humanas e a busca pelo parceiro ideal.

1º Passo – Pesquisa e Prospecção

Para uma pessoa encontrar seu parceiro ideal ela tem duas alternativas: ou ela espera que o destino faça seu trabalho e coloque a pessoa certa no momento certo em seu caminho ou ela sai em busca dessa pessoa. Considerando a escolha pela segunda alternativa, existem várias maneiras de se iniciar essa busca e o primeiro passo pode ser feito de algumas maneiras, conforme segue:

a) Através da Internet: Numa era em que tudo está no digital, existem ferramentas inteligentes de busca que auxiliam as pessoas a encontrar o que procuram de uma maneira muito mais intuitiva e direcionada. Alguns aplicativos permitem que as pessoas entrem com os dados do seu perfil desejado e o programa busca pretendentes com essas características pesquisadas. No mundo corporativo também podemos utilizar recursos parecidos. Existem portais de busca de fornecedores onde podemos descrever o perfil do fornecedor que estamos prospectando e as características do seu produto ou serviço que desejamos adquirir. Um exemplo disso é o Portal de Negócios da Indústria do IEL/FIEB. Que disponibiliza informações sobre diversos fornecedores do Estado da Bahia e é uma ótima fonte de busca para os compradores de empresas da região;

b) Participação em Eventos: É possível conhecer pessoas interessantes em eventos sociais, em festas de amigos e até em viagens. No caso de empresas, pode-se encontrar prospectos em congressos, feiras, fóruns e demais eventos corporativos. Por exemplo, na Bahia, mais precisamente em Camaçari, existe um grupo formado por representantes da área de Compras de grandes empresas âncoras da região que, com o apoio do Comitê de Fomento Industrial de Camaçari (COFIC), constituíram o Fórum Empresarial de Suprimentos, o qual faço parte. Este grupo se reúne pelo menos uma vez por mês para discutir ações e estratégias de compras, além de promover treinamentos para os compradores das empresas participantes e rodadas de negócios com fornecedores de diversos segmentos da região de Camaçari e cidades vizinhas;

c) Indicações: Uma pessoa indicada ou apresentada a outra pessoa por um amigo ou um parente transmite mais segurança, se ambos estiverem disponíveis e se houver sintonia e interesses em comum é possível que ambos queiram se conhecer melhor. Entre empresas, a indicação de um potencial fornecedor para um provável contratante, por outras empresas que já utilizaram algum produto ou serviço daquele fornecedor, também pode dar mais tranquilidade e segurança para quem recebeu a indicação de pelo menos convidar a empresa para uma visita de cortesia para que ela tenha a oportunidade de se apresentar e oferecer seu produto ou serviço pessoalmente;

A fase de pesquisa e prospecção também é conhecida como a fase da paquera ou azaração, onde ambos os lados buscam identificar entre si os pontos de convergência que podem dar início a um relacionamento.

2º Passo – Coleta de Informações

Assim como na Pesquisa e Prospecção, a coleta de informações sobre alguém ou alguma empresa pode ser feita de várias maneiras:

a) Pela internet: Tanto as pessoas como as empresas na maioria das vezes publicam suas informações em sites, redes sociais etc. Pelo menos, em ambos os casos, pode-se conseguir as informações básicas sobre quem ou sobre o que está sendo pesquisado;

b) Compartilhamento: Quando uma pessoa tem interesse em outra é natural que o interessado busque mais informações através de amigos em comum. No mundo corporativo isso também acontece, os compradores normalmente desenvolvem redes de relacionamento com outros compradores de outras empresas e naturalmente promovem o compartilhamento de informações sobre os fornecedores prospectados. Em algumas situações, por questões de compliance, não é todo tipo de informação que é compartilhada. Normalmente são informações básicas sobre o produto ou serviço oferecido e se a contratante ficou satisfeita ou não com sua aquisição, ou seja, geralmente a busca por é referências positivas sobre o atendimento do fornecedor que está sendo indicado;

c) Consultorias Especializadas: Entre Pessoas, em casos mais específicos, o interessado pode buscar ajuda profissional para descobrir mais informações sobre a pessoa desejada, normalmente esse tipo de serviço tem um custo, por isso é um recurso mais utilizado por pessoas públicas ou com alto poder aquisitivo. No caso de empresas, da mesma forma, quando o produto ou serviço é crítico e estratégico, pode-se utilizar essas consultorias para se certificar de que o fornecedor pesquisado é idôneo e se tem capacidade para garantir o fornecimento daquele produto ou serviço;

d) Indicações: No relacionamento entre pessoas é quando alguém indica ou promove o encontro entre duas pessoas que podem ter interesses em comum, com a intenção de que a partir daí possa surgir um relacionamento, quem indicou acaba ficando responsável por passar algumas informações importantes tanto para um quanto para o outro, como forma de facilitar a decisão de ambos sobre um provável relacionamento. Isto também pode acontecer entre empresas e, nesses casos, dificilmente quem indica pode garantir que aquele fornecedor que entregou algum produto e serviço para sua empresa de maneira satisfatória, irá fazer o mesmo pela empresa que recebeu a indicação. De qualquer forma, não deixa de ser uma referência positiva e ter uma referência é sempre melhor do que não ter nenhuma;

A coleta de informações é a fase da descoberta, onde já houve um primeiro contato e ambos os lados buscam descobrir mais informações um do outro. Nesta fase já há um certo interesse em comum e a troca de informações poderá auxiliá-los a decidir se vão partir para a terceira etapa do relacionamento.

3º Passo – Aproximação ou Sedução

A fase da sedução é talvez a etapa decisiva do relacionamento, as ações a seguir são cruciais para que os interessados possam conquistar seus objetivos na relação:

a) Contato: o primeiro passo no processo de sedução é manter contato com seu prospecto. Esse contato pode ser feito pessoalmente ou através de telefone, e-mail, mídias sociais ou chats instantâneos. Entre pessoas é o momento do interessado convidar seu pretendente para programas a dois, jantares românticos, passeios ou eventos sociais. Entre empresas é quando há o convite para uma visita de reconhecimento, seja nas instalações da possível contratante ou da candidata a contratada, ou ainda para participação em concorrências. Neste caso, pode haver mais de uma pretendente a receber esse convite. Normalmente as empresas selecionam mais de um fornecedor em potencial. O ideal é prospectar e manter um relacionamento com, no mínimo, três fornecedores;

b) Encontros: Nesta fase os encontros são importantes para esquentar o relacionamento. Entre pessoas é o momento da relação onde há mais intimidade, há menos formalidade e mais interação. Há mais diálogo e mais atenção entre ambos. Entre as empresas, aquelas que se mostraram mais interessantes nas visitas de reconhecimento ou nas concorrências, começam a conquistar mais espaço com sua possível contratante, já há um melhor conhecimento sobre possíveis fatores de risco e também sobre as oportunidades para construir um relacionamento mais sério;

c) Interesse e Escassez: Este momento é o ápice do processo de sedução. Ambos já começam a se enxergar verdadeiramente como um casal. A vontade de estarem mais próximos por mais tempo cresce, a atenção aumenta e também o medo de que aquele relacionamento não dê certo. Ambos já começam a visualizar um passo mais sério na relação. Com as empresas, também acontece algo parecido, ou seja, a contratante já começa a perceber se há a possibilidade para se construir um relacionamento mais sério com a(s) fornecedor(es) que passaram por todas as etapas anteriores, ou seja, as empresas já descobriram se vale a pena investir nessa relação. Quando ambas as empresas conquistam a atenção, a confiança e o interesse do seu prospecto de forma íntegra é possível convencê-lo de que aquela relação vale a pena, mas, quando o objetivo é construir uma relação estratégica e duradoura, as oportunidades são escassas, ou seja, é preciso se engajar mais para que aquela relação em construção tenha futuro.

4º Passo – Manter o Relacionamento

Neste passo, vamos entender como um relacionamento ganha força e como ele pode sobreviver por mais tempo:

a) Atenção: Um dos principais fatores de sucesso em uma relação pessoal é sem dúvida a atenção. Seja na forma de convites para programas românticos ou através de diálogos olho no olho, no carinho e no respeito um para com o outro, enfim, no estar presente e se fazer presente, na convivência. Isso mantém a chama acesa. No mundo empresarial, essa atenção pode ser em forma de uma empresa ouvir verdadeiramente a outra, mostrar interesse no que está sendo apresentado, no retorno de um contato telefônico, na resposta de um e-mail solicitando esclarecimentos de dúvidas ou mesmo na comunicação ao final de uma concorrência. Isso demonstra respeito para com o outro e gera reciprocidade na relação. Os fornecedores não são adversários ou inimigos em um campo de batalha, eles são potenciais parceiros de negócio e devem ser tratados no mínimo com respeito e educação;

b) Geração de Valor: Um casal gera valor um para o outro através de pequenas, porém, verdadeiras ações que marcam a relação, seja na forma de um presente que tenha um significado importante ou especial para ambos, um programa que marca uma data ou um momento específico na relação, enfim, existem várias formas de se gerar valor numa relação a dois. Entre empresas, esse valor pode ser enxergado também de várias formas. Quando uma contratante quer demonstrar que há possibilidade de se construir uma relação com um potencial prestador de serviço de pequeno ou médio porte que ainda não alcançou o nível de maturidade ou de qualificação necessários para contratações mais duradouras, mas, que está trilhando um caminho promissor, ela pode contribuir com esse desenvolvimento orientando essa empresa sobre como se preparar para ter chances reais de participar de concorrências cada vez maiores no futuro, seja desde a sugestão de treinar e qualificar de seus colaboradores atender aos requisitos mínimos exigidos de QSSMA para a atividade que eles exercem até a indicação de qualificação em programas reconhecidos pelo mercado, como as ISOs 9001, 14001 e OSHAS 18001. Por exemplo, na região de Camaçari-BA, existe um Programa de Qualificação de Fornecedores (PQF), “que é uma iniciativa da Federação das Indústrias do Estado da Bahia (FIEB), executada pelo Instituto Euvaldo Lodi da Bahia (IEL/BA), em parceria com outras entidades”. O objetivo desse programa é aumentar o número e da qualidade dos negócios realizados entre empresas baianas fornecedoras de bens e serviços industriais e grandes e médias empresas compradoras (empresas-âncora), por meio de um processo de avaliação e capacitação de empresas fornecedoras, em critérios pré-estabelecidos (saiba mais).

Obs.: Deixe nos comentários se em sua região também tem programas semelhantes ao PQF ou como você comprador entende sobre qual a melhor forma de agregar valor na relação com fornecedores, com integridade e respeito?

c) Limites: Como toda relação, é necessário estabelecer limites, para que o relacionamento transcorra de maneira saudável. Por exemplo: não agredir um ao outro, respeitar o espaço do outro e sobretudo respeitar as diferenças de pensamento e opiniões, buscando sempre debater essas diferenças através do diálogo saudável. Essas regras valem tanto para casais quanto para empresas. Além disso, para as empresas é importante acrescentar também o respeito às Normas, Procedimentos, Manuais, Código de Ética e Conduta de cada empresa, além dos requisitos legais que devem ser seguidos por todos os envolvidos nos processos de compras e aquisições;

d) Engajamento: O engajamento é quando o casal começa a planejar o futuro, ambos já estão envolvidos na relação e começam a fazer de tudo para que aquela relação dê certo. No mundo empresarial não é diferente, as empresas envolvidas já começam a se tratar como potenciais parceiros, as condições comerciais melhoram e tendem a não sofrer mudanças. Percebendo esse comportamento positivo na relação, a contratante já começa a negociar condições que podem vir a ser formalizadas através de um contrato.

5º Passo – Concretizar a Relação

Para se concretizar uma relação é preciso potencializar a fase de manutenção do relacionamento, aumentar o engajamento, gerar mais valor e intensificar o entrosamento na relação. Isso também vale tanto para casais quanto para empresas.

Entre casais, isso significa que cada um deve fazer sua análise sobre o outro, observar os pontos fortes e os pontos fracos de seu par, pesar a importância de cada ponto analisado sobre o que será possível ou não de aceitar ou de conviver, planejar sobre o que pretendem com aquele relacionamento (Constituir família? Aumentar o patrimônio? Quais as expectativas para o futuro?). Muitos casais simplesmente deixam as coisas acontecer e deixam que somente o amor ou a paixão guie sua relação, mas, se esse amor não for alimentado todos os dias, se o respeito e a confiança entre ambos for perdida em algum momento, a tendência é de que essa relação venha a fracassar.

Com as empresas não é muito diferente. Após seguir todos os passos acima na construção do relacionamento com os fornecedores, a empresa contratante já tem condições de definir quais empresas tem condições de seguir para o próximo passo e o comprador tem um papel fundamental neste processo, pois é ele que conduz todas essas etapas do relacionamento juntamente com os representantes comerciais de cada fornecedor. Mas para avançar nesse processo e concretizar a relação é preciso tomar alguns cuidados importantes:

a) É preciso conhecer os pontos fortes e fracos de cada fornecedor. Orientá-lo ou indicar o caminho de como potencializar suas forças e como eliminar suas fraquezas. Obviamente que colocar essas ações de melhoria em prática caberá única e exclusivamente ao fornecedor;

b) É preciso planejar que tipo de relacionamento a contratante quer ter com o fornecedor. Se quer que ele atenda apenas a demandas eventuais ou se quer firmar contratos de curta duração ou se ele está apto para firmar contratos de média e longa duração;

c) É importante apresentar quais os benefícios e oportunidades que cada empresa poderá ter com a concretização desse relacionamento no curto, médio e longo prazos;

d) É importante estabelecer as condições e as metas de performance, de forma que ambos possam enxergar claramente as vantagens e desvantagens dessa relação, sobretudo no médio e longo prazos.

Enfim, após todas as etapas cumpridas, o relacionamento é concretizado através de um contrato com curta, média ou longa duração, a depender da estratégia definida pela contratante, além do porte e criticidade do que está sendo contratado.

6º Passo – Avaliação da Relação

A avaliação periódica é uma boa maneira de medir o quanto a relação está aquecida. De tempos em tempos é importante usar esse termômetro, fazendo uma retrospectiva de tudo que o casal viveu até aquele dado momento, observando o que ambos conseguiram conquistar e o que ainda estar por ser conquistado.

É importante reavaliar e redefinir as metas da relação, readequar as condições previamente pactuadas e se no final desta avaliação for verificado que o balanço final é positivo, os votos iniciais podem ser renovados.

É claro que não é tão simples quanto parece quando falamos de pessoas, pois, nem tudo é tão sistêmico e cartesiano assim. O mais importante é que haja realmente momentos de diálogo na relação, de forma que ela possa ser rediscutida e remodelada periodicamente.

A renovação de votos é importante para reafirmar que aquela relação superou as etapas anteriores e que já pode ser dado início a uma nova etapa.

As empresas também precisam desses momentos de avaliação para garantir que todas as condições pactuadas e todos os requisitos legais e de QSSMA estejam sendo cumpridos, conforme contratado. Isso é importante para se manter o equilíbrio do contrato e a longevidade do mesmo.

Obviamente que também é saudável verificar o comportamento do mercado, através de BIDs. Pois, o que foi contratado inicialmente pode ter passado por evoluções, novas tecnologias podem ter surgido, novos métodos podem ter aparecido e tornado o modelo inicialmente contratado obsoleto, bem como as condições comerciais, uma vez que a evolução do mercado pode ter dado origem a métodos mais eficazes e com custos menores.

Sendo assim, após essa reanálise do mercado, pode-se optar por uma renovação do contrato com o mesmo fornecedor, caso se constate que o modelo de contrato vigente ainda é o mais eficiente e que seus preços ainda estão competitivos. Ou pode-se optar por descontinuar aquela relação e partir para uma outra, caso se verifique que aquela condição de contrato está obsoleta e os custos atingiram um patamar insustentável para a contratante.

Por isso, é importante que a atual contratada esteja sempre atenta a essas mudanças de mercado para não ser pega de surpresa. Além disso é importante que no momento de um novo BID, a atual contratada tenha a consciência de que ela deve buscar competir de igual para igual com as demais concorrentes e, para isso, é preciso encarar aquela situação como se fosse a sua primeira vez, ou seja, é um processo de reconquista do seu contratante.

Caso o fornecedor encare o novo BID como uma oportunidade de compensar eventuais perdas que ocorreram durante a fase inicial do contrato, poderá correr um sério risco de perder o contrato e acabar tendo que assinar o seu distrato.

Entre humanos, diversos fatores podem levar a um divórcio, por isso é imprescindível que sempre haja diálogo na relação. É importante que ambos entendam que as dificuldades e os obstáculos sempre estarão presentes em suas vidas e devem ser superados juntos, unidos e comprometidos em nome daquela relação.

Nem sempre se consegue tudo o que quer e o que se deseja. Pode até ser que alguma coisa seja perdida durante esse caminho. Mas, no final o que deve prevalecer é o amor e a vontade verdadeira de que aquela relação sobreviva e que seja eterna enquanto durar. 

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Forte abraço!