A condução de um BID estratégico requer um planejamento e um cuidado especial para que o resultado esperado ao seu final seja realmente satisfatório para ambos os lados: Contratante e Contratada.

Um BID de Serviço normalmente é iniciado mediante solicitação prévia da área técnica e a área de Suprimentos tem um papel importante de não apenas conduzir o BID como também de alertar à área técnica quando, por exemplo, há a necessidade de nova verificação no mercado sobre um determinado serviço já contratado ou da necessidade de readequar um determinado tipo de serviço que antes não era considerado estratégico, mas, pelo potencial de economia e de sinergia a serem obtidas no BID, vale a pena transformar em estratégico.

Antes de mais nada é importante observar se algumas etapas preliminares foram concluídas antes mesmo do envio da Carta-Convite (CCV) ou Requisição de Propostas (RFP) ao mercado, para isso, algumas perguntas devem ser respondidas pelo comprador:

1- Foi verificada a curva ABC para determinar a criticidade e/ou importância do serviço para ser cotado como estratégico?

2- Foi verificado o potencial de abrangência do serviço a ser contratado? Ou seja: O serviço atende a um ou mais setores da empresa? O serviço atende a uma ou mais unidades de negócio da empresa ou Grupo Empresarial? O serviço atende a uma ou mais regiões das unidades de negócio da empresa ou Grupo Empresarial?

3- Foram selecionados os potenciais fornecedores que atendem ao escopo técnico exigido para o BID? Esses fornecedores tem estruturas e portes compatíveis com os requisitos do BID? Foram checados os contatos e o interesse prévio dos fornecedores quanto à sua participação no BID?

4- O Memorial Descritivo (MD) ou Escopo Técnico (ET) foi devidamente entregue pela área técnica, juntamente com um modelo de planilha de preços para preenchimento dos proponentes?

5- Foram checados e anexados todos os procedimentos e normas técnicas necessários à execução dos serviços, para conhecimento e entendimento dos proponentes?

6- Foram definidas as obrigações de fornecimento tanto da futura Contratada quanto da Contratante?

7- Foi designado o responsável técnico para atendimento e acompanhamento dos proponentes em eventuais visitas técnicas, quando necessário?

8- Foi definido o cronograma do BID com as datas e responsáveis pelo atendimento de cada etapa do processo de concorrência?

Após as verificações e respostas satisfatórias aos questionamentos acima, a CCV ou RFP estará pronta para envio ao mercado.

Iniciado o BID, inicia-se também a fase de esclarecimentos e alinhamentos técnicos entre proponentes e a área técnica da Contratante.

É natural que surjam dúvidas técnicas sobre o MD dos Serviços. Sendo assim, os proponentes normalmente devem encaminhar suas dúvidas ao Setor de Suprimentos que intermedeia o contato junto à sua área técnica, repassando os questionamentos dos proponentes.

O comprador consolida então as perguntas e as respostas obtidas da área técnica e as envia para todos os participantes do BID. Desta forma, todos os envolvidos são participados das mesmas informações e esclarecimentos técnicos do BID. Isso faz com que sejam minimizadas as distorções antes da apresentação das propostas técnicas e comerciais pelas proponentes.

Após a entrega das propostas técnicas e comerciais (normalmente solicitadas separadamente), é iniciada a fase de abertura das mesmas.

O ritual de abertura das propostas é outra etapa importante e talvez a mais delicada do BID. Por isso, será apresentada com mais detalhes na segunda parte deste artigo. Até lá! 

Se você gostou deste artigo, deixe seus comentários abaixo e aproveite para curtir e compartilhar com outros profissionais de Suprimentos e Compras.

Forte abraço!