Publicado em 30 de junho de 2019


Ritual de Abertura de Propostas

O ritual de abertura das propostas técnicas e comerciais é uma das fases mais delicadas do BID, pois, é nesse momento que temos a oportunidade de conhecer melhor as proponentes, além de seguir aos critérios, estratégias e o cronograma pré-definidos internamente para avaliação das propostas recebidas.

Uma coisa é conhecer um fornecedor através de uma apresentação em Power Point ou através de um folder ou ainda através de algum evento (Feira, Seminário, Congresso etc). Outra coisa é quando temos a oportunidade de conhecê-lo através de uma visita técnica em suas instalações. Mas, na minha opinião, a melhor maneira de conhecermos mais a fundo um fornecedor é analisando toda sua documentação.

No momento do envio da Carta-Convite (CCV) ou Requisição de Proposta (RFP – Request for Propose), enviamos também aos fornecedores (proponentes) uma lista de documentos que eles devem fornecer juntamente com as propostas, para uma melhor avaliação técnica.

A documentação solicitada geralmente é de natureza legal e de constituição da empresa e de cadastros junto ao governo federal, estadual e municipal. Também são solicitadas Certidões de Regularidade fiscal, trabalhista, previdenciária, entre outros, além dos balanços patrimoniais, DREs e outras informações de SSMA, além de comprovação de certificação de requisitos de qualidade.

É claro que o nível de exigência na apresentação desses documentos varia de contratante para contratante, mas, o objetivo final é o mesmo: avaliar se o fornecedor cumpre todos os requisitos solicitados na CCV ou RFP e no Memorial Descritivo (MD) e principalmente fazer uma avaliação mais criteriosa das informações apresentadas previamente pelos fornecedores.

Vale ressaltar que a área de Suprimentos não deve ser a responsável por analisar toda essa documentação. Cabe a área de Suprimentos dar o apoio necessário para a obtenção desses documentos. Contudo, o ideal é que essa documentação seja distribuída e analisada pelas áreas internas com competência técnica para verificar cada grupo de documentos enviados.

Por isso é importante que seja eleita uma Comissão Interna com membros das principais áreas envolvidas, para que seja feita a respectiva distribuição e análise dos documentos recebidos. Deve ser agendada uma reunião com os membros dessa Comissão, logo após o recebimento das propostas e documentos solicitados pela área de Suprimentos.

Recomenda-se, portanto, que nesta Comissão haja pelo menos: um representante da área Jurídica para analisar a documentação de constituição e cadastro, entre outros documentos legais; um representante da Controladoria para analisar a documentação de natureza fiscal, bem como as informações contábeis e financeiras dos proponentes; um representante da área Técnica para avaliar a capacidade técnica de cada fornecedor para a execução do serviço demandado; e um representante da área de Suprimentos que dará o apoio necessário para obtenção e distribuição de toda documentação recebida, além das propostas técnicas.

Cabe também à área Técnica, após realizadas as análises dos documentos e das propostas técnicas de cada proponente, com base em critérios pré-definidos, entregar para a área de Suprimentos os resultados das avaliações técnicas com os fornecedores que estão aptos tecnicamente para seguir no BID, com todas as justificativas cabíveis. Antes, porém, a área técnica poderá agendar visitas técnicas às instalações de algumas proponentes para melhor conhecimento e avaliação da estrutura e organização de cada proponente (esta etapa é opcional).

Cabe então à área de Suprimentos consolidar os resultados dessas avaliações, considerando somente as empresas aprovadas tecnicamente, dando sequência assim à abertura das propostas comerciais. Vale ressaltar que as propostas comerciais dos fornecedores não aprovados tecnicamente devem ser automaticamente descartadas pela área de Suprimentos, mesmo ainda lacradas.

Cumprido o ritual acima, o comprador convida então as empresas finalistas, com base na ponderação da avaliação técnica e comercial, para esclarecimentos técnicos finais, com a participação do representante da área técnica e posterior negociação comercial diretamente com o comprador. Este, por sua vez, encaminha um relatório de recomendação para aprovação final dos níveis competentes, de acordo com os montantes negociados (esta etapa também pode variar de contratante para contratante).

Após a aprovação final do processo, o comprador comunica ao mercado o resultado da concorrência, agradecendo a todos os proponentes que participaram do BID.

Mais uma vez vale a ressalva de que cada empresa define a forma de conduzir seus BIDs Estratégicos de Serviços. Mas, considero importante que haja um ritual com critérios bem definidos para não somente garantir a lisura do processo, como também evitar surpresas desagradáveis após a contratação.

É fundamental que cada empresa conheça bem os riscos e as vantagens de uma contratação bem feita. E é provável que muitas empresas e, principalmente, muitos compradores ainda não conheçam essa metodologia de Strategic Sourcing com foco em Contratação de Serviços.

Se bem aplicada, as chances são de que os resultados a serem obtidos nos BIDs que seguirem a metodologia sejam melhores do que os ganhos obtidos até então pelas empresas que ainda não adotaram a mesma.

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Forte abraço!