Como Criar uma Planilha de Composição de Preços?

Publicado em 11 de abril de 2019 


Outra dor ou dificuldade que alguns compradores tem é como criar uma Planilha de Composição de Preços (PCP). Isso é muito comum, pois, se já temos dificuldades em receber um Memorial Descritivo (MD) das áreas solicitantes, imagine então a PCP!

Em outra publicação anterior (Como Não Errar na Contratação de um Serviço), expliquei a necessidade de termos um MD bem elaborado para que os fornecedores possam ter o máximo de informações possíveis para elaborar uma proposta técnica de qualidade.

Agora, vou dar algumas dicas valiosas para a elaboração de uma PCP que nos permita ir ao mercado cotar um determinado serviço em que os fornecedores possam apresentar seus preços de forma padronizada, que facilite o nosso trabalho de comparação e avaliação comercial.

Antes de mais nada é importante ressaltar que nem sempre conseguiremos realizar a “concorrência perfeita”. E muitas vezes isso verdadeiramente não vai acontecer, pois, tem determinados serviços que não podem esperar e se não forem executados naquele momento solicitado, podem colocar em risco a continuidade operacional da empresa.

Para driblar essas adversidades, desenvolvi ao longo dos anos ferramentas que me permitiram ter o que eu queria, sem ter o que eu precisava. Vou explicar.

Algumas vezes podemos receber solicitações para cotação de determinados serviços que ainda não tenham sido cotados nem possui escopo definido, apenas uma solicitação bem resumida e muitas vezes destacada em uma única frase, pois, o solicitante alega “não teve tempo hábil” para elaborar um MD, devido a urgência da necessidade.

Como vou cotar então? Simplesmente mando aquele resumo de escopo para o fornecedor, peço que ele converse com a área técnica e esclareça suas dúvidas e apresente sua proposta?

Pode até ser. Desde que tenhamos parceiros em nosso portfólio que já conhecem bem a nossa empresa, já conhecem os riscos e dificuldades que irão encontrar, os Procedimentos e Normas Técnicas a seguir e as exigências de Qualidade, Segurança, Saúde Ocupacional e Meio Ambiente (QSSMA). Assim, fica mais fácil cotar, porém, fica mais difícil de saber se estamos pagando bem ou mal por aquele serviço.

Mas, e se não for essa situação? Bom, neste caso, o ideal é que façamos contato com a área técnica para tentar entender o mínimo necessário para elaborar um escopo resumido e compreensível para enviar ao fornecedor. Principalmente, buscando itemizar esse escopo e atribuir informações mínimas como: descrição, quantidades e unidades de medida, deixando apenas para preenchimento o campo de preço para cada item criado.

Não precisamos nos preocupar, neste momento, em criar muitos itens. Digamos que para esta concorrência criamos uma PCP com apenas três itens de mais relevância. Até porque, não podemos perder muito tempo neste processo (observe que este exemplo é para um serviço de urgência). O mais importante para nós é fazer a concorrência o quanto antes e resolver o problema que surgiu. Lembre-se sempre: “o ótimo é inimigo do bom” e “feito é melhor do que perfeito”.

Vale ressaltar que, apesar da urgência, temos que escolher bem os fornecedores que vão participar dessa cotação. Por isso, outra dica é cotar com empresas que já tenham tradição no mercado, que tenham procedimentos de QSSMA bem definidos, com profissionais qualificados e com todos os treinamentos necessários para execução daquela atividade, além do reconhecimento técnico de outras empresas com as mesmas características (Atestados) que o habilitem a executar suas atividades com total segurança, de forma a minimizar os riscos durante a execução do serviço.

Voltando para a PCP, muitas vezes quando fazemos um modelo muito básico, as próprias empresas participantes podem vir a criticar e te propor um modelo diferente, mais completa, esse é o “pulo do gato”. A PCP do fornecedor é sempre muito bem vinda, pois, podemos aproveitá-las em concorrências futuras. E, caso surja a necessidade de contratar aquele serviço novamente, você poderá enviá-la para cotação, obviamente com as devidas adequações feitas pela sua área técnica. Aliás, ela também poderá servir para criar um escopo melhor e mais detalhado do que o anterior.

Desta forma, com o passar dos anos, você terá acumulado uma série de PCPs específicas para cada serviço solicitado. E isso fará com que você tenha cada vez mais domínio sobre os preços dos fornecedores, além de conhecer suas especificidades e suas diferenças de composição.

Existem outros detalhes nesse processo que podem te ajudar bastante nesta caminhada em busca da “concorrência perfeita”. Nas próximas publicações, estarei explicando cada um deles.

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CONHEÇA O MARCELO DANTAS
João da Silva
Marcelo é casado com Ana Lúcia e é pai de duas filhas. Bacharel em Ciências Econômicas pela Universidade Católica do Salvador (UCSal), também fez MBA em Finanças Corporativas pela Universidade Salvador (UNIFACS). Já trabalhou em grandes multinacionais, sobretudo em Indústrias do setor Químico e Petroquímico, como: Braskem, Cristal e Unigel.

Criou em 2015 um método de maximização de savings em processos estratégicos de Terceirização de Serviços (Outsourcing), baseado na aplicação da metodologia Strategic Sourcing juntamente com Técnicas de Negociação, que permitiu gerar uma economia média anualizada de R$ 208 Mil ou um saving médio de 10,69%, para cada BID Estratégico realizado.
Ipad

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