Como Não Errar na Contratação de um Serviço?

Publicado em 4 de abril de 2019 


Uma das maiores dores de um comprador de serviços é não ter as informações técnicas necessárias e de qualidade antes de partir para uma concorrência. E isso, na maioria das vezes acontece quando uma empresa ou determinados departamentos internos dessa empresa não conseguem trabalhar de forma planejada e estão sempre “apagando incêndios”. Com isso, acabam surgindo sempre demandas “emergenciais” que inviabilizam a construção de um escopo técnico, no curto espaço de tempo disponível, com o detalhamento necessário para realizar uma contratação de qualidade.

Uma contratação bem feita, parte da premissa de que as informações fornecidas pela área técnica devem ter um conteúdo bem definido e bem detalhado sobre o quê, como, quando e com quais recursos um determinado serviço deve ser executado.

O processo de contratação de serviços deve seguir alguns passos importantes para se obter o resultado esperado pela empresa, ou seja, a execução de um serviço de qualidade com o menor custo possível. Porém, o que ocorre na prática é que, se o processo já começa errado, tende a terminar ainda pior.

Por exemplo: imagine que você precisou comprar urgente um guarda-roupas novo e saiu para procurar no mercado e, depois de pesquisar em algumas lojas, você encontrou uma que estava oferecendo um guarda-roupas novinho em promoção, mas, a loja não oferecia o serviço de montagem nem tinha mais o manual de instruções para a montagem daquele móvel. Você compra o guarda-roupas assim mesmo e chama o Sr. “Zezinho da Esquina” para montar o mesmo para você, mas, por mais boa vontade e habilidade que ele tenha, sem o manual de instruções, ele teve que levar mais tempo para montar o guarda-roupa do que se estivesse com o manual em mãos. E, ainda por cima, acabou cometendo alguns erros durante a montagem, sendo forçado a desmontar e montar várias vezes até conseguir acertar, no final, ele acabou danificando algumas peças do seu produto e você acabou tendo um prejuízo ainda maior com o serviço prestado. Ou seja, o que parecia barato e uma boa oportunidade, acabou saindo mais caro e trouxe uma grande dor de cabeça para você no final das contas.

É por causa de situações como esta que surge a necessidade de se ter informações mínimas e de qualidade para contratar qualquer tipo de serviço. E neste processo, dois documentos são fundamentais em qualquer cotação: O Memorial Descritivo (MD) e a Planilha de Composição de Preços (PCP).

Um MD bem definido aumentam as chances do Gestor Técnico do Serviço receber Propostas Técnicas bem detalhadas e com as informações necessárias para executar o serviço desejado com qualidade.

Parece óbvio, mas, muitas vezes o comprador contrata mal um serviço justamente porque recebe um MD mal elaborado, com informações técnicas insuficientes, dificultando a compreensão das empresas convidadas na hora de apresentar suas propostas e, normalmente nesses casos, essas empresas têm dois caminhos a seguir:

O primeiro é o de declinar da concorrência por não entender qual a necessidade do cliente e não querer apresentar uma proposta de má qualidade que possa manchar sua reputação no mercado;

O segundo, para não deixar de atender o cliente, algumas empresas encaram o desafio, buscando entender in loco, durante a visita técnica, quais as necessidades do seu cliente e se dispõem a executar o serviço da melhor maneira possível. Só que, para esta segunda alternativa, normalmente as empresas acrescentam uma espécie de Spread em suas propostas comerciais, que nada mais é do que um percentual embutido nos preços referentes ao risco do negócio, de forma a garantir que a empresa contratada não venha a sofrer prejuízos durante a execução do serviço.

Ambos os casos citados acima não são ideais para se fazer uma boa contratação. O ideal seria que a área técnica, solicitante do serviço, dispusesse dessas informações necessárias para a realização de uma contratação de qualidade.

Antes de solicitar a contratação de um serviço, o Gestor Técnico deve ter em mente alguns questionamentos para elaboração do MD de Qualidade:

1- Qual o objetivo da contratação?

2- Qual a abrangência da contratação? Ou seja, quais áreas serão envolvidas na execução dos serviços?

3- Quais informações técnicas sobre o serviço devem constar no MD? Quanto mais detalhado for esse documento, melhor poderá ser apresentada a proposta técnica de cada proponente.

4- Quais as Leis, Normas Técnicas e Regulamentos devem ser observados na contratação?

5- Quais os recursos necessários para a execução do serviço (pessoas, materiais e equipamentos)?

6- Quais as responsabilidades de cada parte envolvida (Contratante e Contratada)?

7- Qual o prazo desejado para a conclusão do serviço?

8- Quais as garantias mínimas requeridas para o serviço?

Quanto mais informação de qualidade tiver no MD, maiores as chances dos fornecedores enviarem propostas técnicas melhores e mais bem elaboradas e, quanto mais detalhadas e específicas forem essas propostas, maior a probabilidade da área técnica aprovar as propostas e maiores chances dos fornecedores passarem para a segunda fase do processo que é a análise comercial, pela área de Suprimentos.

E, tão importante quanto o MD é a Planilha de Composição de Preços (PCP). O ideal é que seja desenvolvida uma PCP para cada tipo de Serviço que se deseja contratar e que esta seja desenvolvida também pela área técnica e encaminhada para o fornecedor junto com a solicitação de cotação, pela área de Suprimentos.

Uma PCP deve conter os itens necessários para cada tipo de serviço desejado, com suas respectivas descrições, unidades de medida e os quantitativos necessários de cada item mensurável listado no MD.

Com a PCP será possível o comprador analisar melhor as propostas recebidas num mesmo padrão de comparação e isso facilita na hora de observar as diferenças entre as propostas de cada fornecedor e destacar os pontos de divergência encontrados.

Quanto mais segmentados forem os itens listados na PCP, melhor será a análise das propostas apresentadas e mais rápida será a definição de quais empresas passarão para a terceira fase do processo de contratação, que é a negociação com os fornecedores classificados técnica e comercialmente no processo de cotação.

Enfim, para se contratar bem é preciso haver sobretudo um planejamento nas atividades realizadas pelas empresas contratantes, para que os processos de contratação transcorram dentro de prazos coerentes com a necessidade de cada serviço, de forma que se possa extrair o melhor, tanto em relação à qualidade do serviço contratado quanto em relação aos preços ofertados pelos prestadores de serviço.

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CONHEÇA O MARCELO DANTAS
João da Silva
Marcelo é casado com Ana Lúcia e é pai de duas filhas. Bacharel em Ciências Econômicas pela Universidade Católica do Salvador (UCSal), também fez MBA em Finanças Corporativas pela Universidade Salvador (UNIFACS). Já trabalhou em grandes multinacionais, sobretudo em Indústrias do setor Químico e Petroquímico, como: Braskem, Cristal e Unigel.

Criou em 2015 um método de maximização de savings em processos estratégicos de Terceirização de Serviços (Outsourcing), baseado na aplicação da metodologia Strategic Sourcing juntamente com Técnicas de Negociação, que permitiu gerar uma economia média anualizada de R$ 208 Mil ou um saving médio de 10,69%, para cada BID Estratégico realizado.
Ipad

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