Uma das maiores dores de um comprador de serviços é não ter as informações técnicas necessárias e de qualidade antes de partir para uma concorrência. E isso, na maioria das vezes acontece quando uma empresa ou determinados departamentos internos dessa empresa não conseguem trabalhar de forma planejada e estão sempre “apagando incêndios”. Com isso, acabam surgindo sempre demandas “emergenciais” que inviabilizam a construção de um escopo técnico, no curto espaço de tempo disponível, com o detalhamento necessário para realizar uma contratação de qualidade.
Uma contratação bem feita, parte da premissa de que as informações fornecidas pela área técnica devem ter um conteúdo bem definido e bem detalhado sobre o quê, como, quando e com quais recursos um determinado serviço deve ser executado.
O processo de contratação de serviços deve seguir alguns passos importantes para se obter o resultado esperado pela empresa, ou seja, a execução de um serviço de qualidade com o menor custo possível. Porém, o que ocorre na prática é que, se o processo já começa errado, tende a terminar ainda pior.
Por exemplo: imagine que você precisou comprar urgente um guarda-roupas novo e saiu para procurar no mercado e, depois de pesquisar em algumas lojas, você encontrou uma que estava oferecendo um guarda-roupas novinho em promoção, mas, a loja não oferecia o serviço de montagem nem tinha mais o manual de instruções para a montagem daquele móvel. Você compra o guarda-roupas assim mesmo e chama o Sr. “Zezinho da Esquina” para montar o mesmo para você, mas, por mais boa vontade e habilidade que ele tenha, sem o manual de instruções, ele teve que levar mais tempo para montar o guarda-roupa do que se estivesse com o manual em mãos. E, ainda por cima, acabou cometendo alguns erros durante a montagem, sendo forçado a desmontar e montar várias vezes até conseguir acertar, no final, ele acabou danificando algumas peças do seu produto e você acabou tendo um prejuízo ainda maior com o serviço prestado. Ou seja, o que parecia barato e uma boa oportunidade, acabou saindo mais caro e trouxe uma grande dor de cabeça para você no final das contas.
É por causa de situações como esta que surge a necessidade de se ter informações mínimas e de qualidade para contratar qualquer tipo de serviço. E neste processo, dois documentos são fundamentais em qualquer cotação: O Memorial Descritivo (MD) e a Planilha de Composição de Preços (PCP).
Um MD bem definido aumentam as chances do Gestor Técnico do Serviço receber Propostas Técnicas bem detalhadas e com as informações necessárias para executar o serviço desejado com qualidade.
Parece óbvio, mas, muitas vezes o comprador contrata mal um serviço justamente porque recebe um MD mal elaborado, com informações técnicas insuficientes, dificultando a compreensão das empresas convidadas na hora de apresentar suas propostas e, normalmente nesses casos, essas empresas têm dois caminhos a seguir:
O primeiro é o de declinar da concorrência por não entender qual a necessidade do cliente e não querer apresentar uma proposta de má qualidade que possa manchar sua reputação no mercado;
O segundo, para não deixar de atender o cliente, algumas empresas encaram o desafio, buscando entender in loco, durante a visita técnica, quais as necessidades do seu cliente e se dispõem a executar o serviço da melhor maneira possível. Só que, para esta segunda alternativa, normalmente as empresas acrescentam uma espécie de Spread em suas propostas comerciais, que nada mais é do que um percentual embutido nos preços referentes ao risco do negócio, de forma a garantir que a empresa contratada não venha a sofrer prejuízos durante a execução do serviço.
Ambos os casos citados acima não são ideais para se fazer uma boa contratação. O ideal seria que a área técnica, solicitante do serviço, dispusesse dessas informações necessárias para a realização de uma contratação de qualidade.
Antes de solicitar a contratação de um serviço, o Gestor Técnico deve ter em mente alguns questionamentos para elaboração do MD de Qualidade:
1- Qual o objetivo da contratação?
2- Qual a abrangência da contratação? Ou seja, quais áreas serão envolvidas na execução dos serviços?
3- Quais informações técnicas sobre o serviço devem constar no MD? Quanto mais detalhado for esse documento, melhor poderá ser apresentada a proposta técnica de cada proponente.
4- Quais as Leis, Normas Técnicas e Regulamentos devem ser observados na contratação?
5- Quais os recursos necessários para a execução do serviço (pessoas, materiais e equipamentos)?
6- Quais as responsabilidades de cada parte envolvida (Contratante e Contratada)?
7- Qual o prazo desejado para a conclusão do serviço?
8- Quais as garantias mínimas requeridas para o serviço?
Quanto mais informação de qualidade tiver no MD, maiores as chances dos fornecedores enviarem propostas técnicas melhores e mais bem elaboradas e, quanto mais detalhadas e específicas forem essas propostas, maior a probabilidade da área técnica aprovar as propostas e maiores chances dos fornecedores passarem para a segunda fase do processo que é a análise comercial, pela área de Suprimentos.
E, tão importante quanto o MD é a Planilha de Composição de Preços (PCP). O ideal é que seja desenvolvida uma PCP para cada tipo de Serviço que se deseja contratar e que esta seja desenvolvida também pela área técnica e encaminhada para o fornecedor junto com a solicitação de cotação, pela área de Suprimentos.
Uma PCP deve conter os itens necessários para cada tipo de serviço desejado, com suas respectivas descrições, unidades de medida e os quantitativos necessários de cada item mensurável listado no MD.
Com a PCP será possível o comprador analisar melhor as propostas recebidas num mesmo padrão de comparação e isso facilita na hora de observar as diferenças entre as propostas de cada fornecedor e destacar os pontos de divergência encontrados.
Quanto mais segmentados forem os itens listados na PCP, melhor será a análise das propostas apresentadas e mais rápida será a definição de quais empresas passarão para a terceira fase do processo de contratação, que é a negociação com os fornecedores classificados técnica e comercialmente no processo de cotação.
Enfim, para se contratar bem é preciso haver sobretudo um planejamento nas atividades realizadas pelas empresas contratantes, para que os processos de contratação transcorram dentro de prazos coerentes com a necessidade de cada serviço, de forma que se possa extrair o melhor, tanto em relação à qualidade do serviço contratado quanto em relação aos preços ofertados pelos prestadores de serviço.